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5 errores a evitar en la implantación de un proyecto RPA

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A la hora de tomar decisiones que afecten directamente a la productividad de una empresa, la de incorporar nueva tecnología suele ser la más recurrente, quizás por la rapidez con la que puede ejecutarse. Sin embargo, dejar de lado la estrategia del negocio, así como los objetivos principales que se quieren conseguir con dicha implantación suele ser el primer error que cometen muchas compañías.

De hecho, la digitalización ha puesto de manifiesto, sobre todo en España, la falta de medios y conocimientos del mercado en este sentido y cómo muchas empresas han tenido que adaptarse rápidamente a la nueva situación en la que estamos inmersos. Y es que, contar con una fuerza de trabajo tecnológica se ha hecho casi imprescindible para hacer frente a cambios disruptivos.

En este nuevo paradigma empresarial, la tecnología RPA encuentra poco a poco su hueco y va asentándose dentro de diferentes sectores descubriendo sus beneficios. Pero si algo nos ha quedado claro a todos los profesionales que nos dedicamos a la automatización de procesos, es que aún existen muchas lagunas sobre el funcionamiento de esta tecnología y la implantación de proyectos de este tipo. Eso hace que algunos proyectos fracasen o que no alcancen los beneficios esperados por el negocio.

Errores más comunes a la hora de implantar un proyecto RPA

A continuación, expongo algunos de los errores más comunes que nos hemos encontrado a la hora de comenzar con la robotización de procesos en una organización:

RPA es justo lo que necesito

Cuando planteemos la automatización de procesos como una solución a un problema encontrado dentro de la compañía, antes de involucrar a todo el equipo de negocio en un proyecto RPA, debemos valorar si la robotización de procesos es la solución idónea para dicho problema. Está claro que esta tecnología puede aportar infinidad de beneficios a la organización, ya sea en el ahorro de tiempos y por tanto de costes, en el aumento de la productividad, reduciendo los errores o mejorando el servicio a clientes y proveedores.

Pero, cuando enfocamos RPA como solución a un problema particular, debemos valorar si existen otras soluciones tecnológicas más específicas para nuestro problema. Otro error que se puede dar incluso antes del comienzo de dicho proyecto, es que a pesar de que RPA es la herramienta idónea, tenemos que tener en cuenta el nivel de digitalización de nuestra empresa, para ver si es el adecuado a la hora de abordar un proyecto de este tipo. De igual manera, también hay que ver si la implantación de esta tecnología está en sintonía con los objetivos estratégicos a largo plazo de la compañía.

tecnologia RPA de UiPath

¡Vamos a Robotizar! ¿Espera…por dónde empiezo?

Antes de comenzar un proyecto de RPA deberíamos tener claras las siguientes preguntas: ¿Cómo lo voy a hacer? ¿Qué fases debo seguir?¿Qué hitos hay que alcanzar?

Estas son algunas de las preguntas que nos debemos contestar y tratar de plasmar en un plan de proyecto, identificando las fases, los tiempos y los recursos necesarios en cada una de ellas.

No disponer de una metodología de robotización puede convertir nuestro proyecto en un completo caos, en el que los hitos necesarios para el éxito de la robotización no han sido correctamente identificados y definidos.

RPA no es para mi empresa

Un error típico que observamos en las compañías que quieren implantar un proyecto de RPA es la mala elección de los procesos a robotizar. En ocasiones, los responsables del negocio deciden llevar a cabo la automatización sobre procesos que no son los idóneos simplemente porque han detectado que existe un cuello de botella o que se destinan demasiadas horas manuales a algún proceso.

Por esta razón, se llevan a cabo robotizaciones sobre procesos que no se ajustan a los requerimientos necesarios para una automatización o procesos que no generan los beneficios esperados ya sea en el ahorro de tiempos y costes, la reducción de errores, o el aumento de la productividad.

Para evitar malas decisiones en este sentido, conviene identificar todos aquellos procesos susceptibles de robotización dentro de la compañía o área deseada, así como los datos relativos a cada uno de ellos. Posteriormente, se debe llevar a cabo un análisis técnico-económico para determinar de una manera cuantificable, cuales son los beneficios esperados para cada uno de estos procesos. A partir de este estudio, se definirá la hoja de ruta o Road Map, en base a los objetivos estratégicos deseados por la compañía.

No tengo los recursos suficientes

Otro de las decisiones que puede generar más quebraderos de cabeza, es un dimensionamiento incorrecto o insuficiente de la infraestructura, el equipo y las licencias necesarias para abordar la robotización de procesos.

Ya se trate de un gran proyecto con 20 procesos a automatizar o de una prueba de concepto, se deberá dimensionar de manera correcta y ajustándose a las necesidades de cada uno. La empresa debe contar con los recursos suficientes, ya sean máquinas y servidores (infraestructura) o el equipo de trabajo con diferentes roles para cada tarea.

soluciones de rpa para entidadesAdemás, será clave elegir un modelo de licenciamiento correcto, ya sea On Premise, Cloud o SaaS, en función de las preferencias, necesidades y el plan de cada compañía.

Esto es un caos

Es posible que hayamos evitado todos los errores comentados anteriormente y que, aun así, mantener un parque de robots ejecutando numerosos procesos de negocio se convierte en un completo caos.

Los procesos requieren de una monitorización y mantenimiento constante en el tiempo, la generación automática de avisos y alertas, la gestión óptima de las excepciones y unos estándares de seguridad en los datos procesados y en el funcionamiento del robot.

Para ello, se necesita el conocimiento suficiente de la tecnología RPA para la creación de una correcta arquitectura e ingeniería de procesos, así como en el desarrollo de las automatizaciones cumpliendo las mejores prácticas. Solo de esta manera conseguiremos que las tareas de monitorización y mantenimiento del parque de robots sea fácil, claro y asumible con el menor número de horas de soporte, evitando destinar más horas al mantenimiento de los procesos que las que se destinaban a la ejecución manual por parte de los usuarios.

Como podemos ver, para llevar a cabo un proyecto RPA de manera exitosa, se tienen que tener en cuenta bastantes aspectos de cara a no caer en algunos de los errores típicos comentados aquí.  Por esto mismo, siempre es recomendable contar con un socio tecnológico que se encargue de la correcta ejecución de un proyecto RPA end-to-end.

En nuestro webinar “Tecnología RPA, la gran aliada de la Industria Farmacéutica”, Ignacio Riera, Channel Alliance Manager de UiPath, reflexionó sobre ello: “Es vital contar con un partner que agilice y optimice un proyecto de RPA, sobre todo en sus inicios para que esté bien cimentado”.

En Nahitek Digital, empresa perteneciente a Amatech Group, somos un equipo de profesionales con experiencia en implantación y ejecución de la tecnología RPA de UiPath, de la que somos partners.

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