Automatización de procesos financieros con RPA | RPA Amatech Group

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Automatización de procesos financieros con RPA

rpa sector banca y seguros

Una de las áreas de cualquier empresa que más tareas tediosas y repetitivas tiene es, sin duda, la de finanzas y contabilidad. De ahí que más de la mitad de los clientes que comienzan a automatizar con RPA lo hagan con procesos financieros.

El manejo de datos es una de las actividades que más tiempo consumen a la plantilla de cualquier departamento: desde completar bases de datos y comprobar movimientos bancarios, hasta la realización de informes, entre otras tareas.

Por eso, las soluciones tecnológicas enfocadas a mejorar la productividad, así como a acelerar los flujos de trabajo, han sido de las más demandadas durante los últimos años, sobre todo en este último. Y RPA ha sido una de ellas, ya que sistemas como los ERPs se quedan cortos a la hora de abordar determinados procedimientos, como, por ejemplo, los de “cuentas a pagar”, uno de los procesos que más tiempo consumen y con una alta tasa de posibilidades de error.

De hecho, los procesos manuales de cuentas a pagar no son solo tediosos, sino que, además, son bastante caóticos, sobre todo la parte de validación: cada vez llegan menos facturas en papel a las empresas, pero las que llegan deben ser digitalizadas para poder ser luego procesadas.

A continuación, la información tiene que ser clasificada y enviada a los distintos centros de control que tiene la compañía, para que se proceda, posteriormente al pago. Este sencillo procedimiento puede demorarse durante días y/o semanas, ya que los empleados deben hacer cada paso de forma manual y, además, compaginar este trabajo con otras tareas propias del departamento.

Esto puede provocar fallos, e incluso que se “pierdan” algunas facturas, con el consiguiente gasto adicional.

RPA en finanzas: mayor productividad en menor tiempo

RPA soluciona gran parte de la problemática que te exponíamos antes. ¿Cómo? Con la automatización de procesos financieros end-to-end, es decir, de principio a fin, podrá:

– Digitalizar los valores importantes de los archivos en papel mediante OCR y extraer la información clave de las facturas: La factura llega en formato digital al sistema que, gracias a la lectura de datos, hace un primer cribado, devolviendo aquellas a las que le falte algún campo predefinido como “obligatorio” (CIF, porcentaje de IVA, fecha de emisión, etc).

– Importar la información en carpetas y dirigirla a los departamentos correspondientes: Con la extracción de datos, las facturas se clasifican según parámetro: por orden de llegada, por fecha de vencimiento, por montante, por tipo de empresa, etc.

Una vez hecho esto, se remite al área que corresponda, que recibirá toda esta información recogida en un documento, para la validación final por parte del empleado.

– Supervisar las carpetas para que se active automáticamente el procesamiento cuando se detecte una nueva factura, de manera que el flujo comience de nuevo.

– Verificar la información que se ha introducido en las bases de datos, cruzándola, facilitando la gestión de resoluciones y evitando el bloqueo o la pérdida de facturas.

ventajas de la automatización de procesos para empresas

Y esto es solo de un proceso, ya que con RPA podrá realizar la automatización de procesos financieros de todo el área, obteniendo numerosas ventajas, entre ellas:

  • Integración con otros sistemas y funciones: RPA es una solución tecnológica que es perfectamente compatible con cualquier aplicación que tengas ya implantadas en tu empresa. Desde blockchain, ERP, CRM y hasta programas propios. De hecho, RPA trabaja en conjunto con estas herramientas.
  • Elimina casi en un 100% los errores manuales: la automatización permite dejar de cometer errores manuales, es decir, fallos que se producen porque la tarea es repetitiva y tediosa. Esto supone también una reducción del riesgo, ya que en el área financiera se manejan datos sensibles, así como capital.
  • Aumento de la seguridad: con la automatización de procesos financieros, se garantiza la trazabilidad e integridad de los datos. Se pueden establecer excepciones cuando se detecten vulnerabilidades, que requieran de una acción manual y humana, gracias a los robots híbridos.
  • Ahorro de tiempo y costes: los procesos financieros requieren de mucho tiempo de ejecución por parte de equipo de trabajo, haciendo que disminuya la productividad. Con los robots de software se consigue reducir este tiempo de ejecución, aumentando el número de tareas realizadas a un menor coste.
  • Cumplimiento normativo financiero y contable: el departamento de finanzas es uno de los más sensibles en cuanto a la normativa se refiere. De hecho, existen regulaciones que cambian según el país de origen o destino, así como plazos y actualizaciones legales. Los sofbots permiten la estandarización de la información, garantizando el cumplimiento normativo.
  • Analizar la información y extraer conocimiento: debido a la liberación del tiempo que se dedica a hacer tareas tediosas y repetitivas, la plantilla puede empezar a realizar tareas de mayor valor como análisis financieros, proyecciones económicas, estudios de mercado, reportings, etc. En definitiva, observar y evaluar los datos para extraer conocimiento de ellos.

Amatech, experto en automatización de procesos financieros

La digitalización sigue acelerando nuestro día a día, a la vez que lo cambia. Los procesos, las personas e incluso la forma de entender los mercados, todo está en pleno movimiento. La tecnología RPA ha venido para quedarse, siendo cada vez más los negocios que apuestan por combinar tecnología y humano en sus equipos.

Amatech se ha convertido en un referente a la hora de implantar RPA en empresas de todos los sectores: desde el sector de la alimentación hasta Mutuas de Accidentes. Si quiere conocer de cerca todo lo que la automatización de procesos puede hacer por su compañía, no dude en contactar con nosotros.

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