Implantación RPA con éxito: caso Iberostar | RPA Nahitek Digital

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Implantación RPA con éxito: caso Iberostar

Automatizar procesos sector hotelero

Cuando una empresa decide la implantación RPA, debe confiar este trabajo en un experto tecnológico que asegure que la culminación del proceso sea la adecuada. Es el caso de Iberostar, una compañía que ha apostado por el RPA de UiPaht y la experiencia de Nahitek Digital para automatizar sus tareas.

En la actualidad, las empresas hoteleras se encuentran en una búsqueda constante de revolucionar las experiencias de sus huéspedes, así como de mejorar sus operaciones: desde las reservas de habitaciones hasta el área de recepción, solicitudes de servicio de habitaciones o facturación.

La tecnología RPA, o la Automatización Robótica de Procesos, entra de lleno en el sector Hotelero para convertir estos procesos independientes y desconectados en un sistema integrado y simplificado.

Este fue el caso de la cadena hotelera Iberostar, que quiso optimizar el departamento Administrativo y de Finanzas mediante la implantación de un soft bot, para mejorar el sistema de contratación de empleados en temporada alta.

“En temporada alta aumentamos la plantilla de manera muy rápida. Antes, teníamos que estar picando todos esos datos a mano, para que la incorporación del nuevo empleado fuera rápida. También teníamos que incrementar el número de empleados en el departamento de contabilidad para poder realizar todos estos trámites a tiempo. Ahora ya no es necesario, y todo se hace de forma automática”, afirmó José Pons, Director de Administración y Finanzas EMEA, durante su intervención en el evento #TravelRPA.

¿Qué tipo de procesos puede automatizar un robot software?

En el sector hotelero, en concreto, la automatización se puede realizar en multitud de procesos: desde captación de datos de usuarios; facturación; gestión de albaranes; confirmación de reservas; procesamiento de altas; gestión de nóminas y análisis de los precios, productos y servicios de la competencia.

Pero ¿cómo decido que necesito RPA en mi empresa? ¿Por dónde empiezo? ¿Es una decisión que viene de arriba o de una necesidad específica de abajo? ¿Estoy buscando una optimización o un beneficio directo de la automatización de ese proceso?

Este tipo de preguntas son habituales en los comienzos de un proyecto RPA. “Son cuestiones que hay que plantearse en la etapa inicial. Nosotros hicimos un estudio previo para poder elegir el mejor proceso por el que empezar y así seguir con otros”, explicó Jorge Piña, Consultor y Dirección Económico-Financiera y Procesos Corporativos de Iberostar.

Un software de RPA puede entender y extraer datos de una pantalla de ordenador (screen scraping), así como de una hoja de cálculo, como de un Excel, o de un documento ofimático. La relevancia de esto reside en que puede tomar decisiones basadas en reglas concretas y específicas y funcionar como si fuera un humano.

automatización de procesos Iberostar
Jorge Piña (Dirección Económico-Financiera y Procesos Corporativos – Consultor) y José Pons (Director de Administración y Finanzas EMEA ), de Iberostar.

Iberostar entendió que la tecnología se encuentra cada vez más presente tanto en la forma de entender los negocios, como en la experiencia de viaje de sus huéspedes.

Buscamos una optimización de recursos para mejorar el trabajo diario de nuestros trabajadores.

Uno de los mayores beneficios de la implantación RPA, es que es un software no invasivo y con un ROI menor de seis meses, por lo que el proceso de implementación no afecta al flujo de trabajo de una tarea hasta que está totalmente automatizada. De ahí la importancia de contar con un equipo de profesionales que se encargue de todo el proceso. “Desde Iberostar preferimos confiar en partners que fueran expertise e implantaran RPA con un manual de buenas prácticas. La idea es ampliar a otros departamentos”, comentó Pons.

Confianza Nahitek Digital, Gold partners de UiPath

Desde Nahitek Digital nos encargamos de la Consultoría Estratégica en la implantación de RPA en Iberostar. El objetivo fue marcar una estrategia con la que, gracias a la implantación de un robot software, se consigan optimizar los procesos voluminosos de back-office propios de este sector.

¿Cómo lo hacemos? Entendemos que la robotización no es un proyecto aislado, sino un viaje. Por eso, contamos con unos pasos definidos que aplicamos a cada cliente para garantizar la máxima eficiencia y calidad en nuestro servicio:

  1. Fase de Estrategia: Análisis económico y de viabilidad. Priorización y planificación no intrusiva.
  2. Fase de Descubrimiento: Identificación de procesos y casos de uso, definición del piloto, recopilación de datos. Realización de un roadmap de robotización.
  3. Fase de Integración y puesta en producción: desarrollo, testing, parametrización y formación a través de workshops de tecnología RPA.
  4. Evolución: mantenimiento y optimización de más procesos con el mismo equipo.
  5. Conclusiones: análisis retrospectivo.

 

Partner estratégico Uipath

Adaptamos la consultoría a cada caso concreto. 
Gold Partners de UiPath
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