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¿Cómo medir los beneficios de un proyecto RPA?

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Medir, medir y medir. Esa es la clave para poder evaluar el potencial que tiene la automatización de procesos. Si quieres conocer qué beneficios está reportando el proyecto RPA que se ha implantado en tu empresa, tendrás que establecer unas métricas que midan diferentes factores y te permitan evaluar el rendimiento.

La implementación de esta tecnología aporta una serie de ventajas como ahorro de tiempo, reducción de costes, aumento de la productividad o eliminación de errores, pero para valorar la capacidad de tu proyecto debes cuantificar una serie de parámetros que te permitan hacer un seguimiento adecuado de su progreso.

Para calibrar el impacto que la tecnología RPA está teniendo en tu empresa, tienes que marcar unos objetivos concretos y alinearlos con las métricas que te permitan analizar su evolución.

Una vez que establezcas estos valores de seguimiento, lo más apropiado es hacer informes mensuales para que cuando concluya el año puedas tener una visión general de cómo avanza el proyecto.

Y, ¿qué métricas debes tener en cuenta para medir los beneficios de un proyecto RPA?

Si estás pensando en iniciar un proyecto RPA en tu empresa, o si ya tienes uno, pero no sabes bien qué medir, hemos recopilado algunas de las métricas de rendimiento que puedes usar para establecer un plan de seguimiento que te ayude a hacer crecer y escalar RPA en tu entidad.

Precisión

Uno de los impactos directos que tiene la implementación de RPA es la disminución de errores. Por tanto, para conocer cómo aumenta la eficiencia en tu negocio, debes hacer el siguiente cálculo:

  • El número de tareas que deben rehacerse por un error humano.
  • El volumen de actividades que hay que repetir tras la implementación del proyecto RPA.
  • Comparar la cantidad de reelaboración de trabajos que han sido necesario.

En este sentido, cuantas menos veces haya que repetir una gestión, más dinero y tiempo estarás ahorrando en tu empresa.

Inactividad

Otra ventaja que ofrecen los robots de software es su disponibilidad. Trabajan 24/7, por lo que cuando están ‘out’ se nota. En ocasiones puntuales, hay que desconectarlos para hacer actualizaciones o llevar a cabo otro tipo de funciones. Para medir el tiempo de inactividad deberás:

  • Separar el proceso a analizar antes y después de contar con la tecnología RPA.
  • Hacer un seguimiento del tiempo de inactividad que necesita la plantilla para completar el proceso.
  • Realizar también el seguimiento de cuánto tiempo de inactividad, si es necesario, requiere el softbot para culminar el proceso.

beneficios de un proyecto rpa en una entidadAhorro de tiempo

La agilización del trabajo es otro de los beneficios que reporta la tecnología RPA. La incorporación de los robots de software, que emulan la interacción de las personas con las aplicaciones y asumen la ejecución de tareas muy repetitivas, hacen que los procesos sean más rápidos.

Para calcular el ‘ahorro de tiempo’ en los trámites de la empresa, lo más indicado es que midas:

  • El tiempo invertido en los procesos, antes y después de la implementación del paquete de softbots.
  • Calcula los tiempos medios empleados para la ejecución de los mismos en diferentes momentos del año, para que las estimaciones sean más precisas.
  • Ten en cuenta el trabajo que realizan los robots de software cuando la plantilla no está trabajando, es decir, en el “horario fuera de oficina”.

Calcular las horas que se necesitan para completar un proceso de manera manual, te permitirá evaluar las mejoras de tiempo promedio de ejecución del mismo.

Esta agilización del trabajo se traduce en una reducción de tiempos de espera y respuesta, con el consiguiente impacto en la mejora de la calidad del servicio de la entidad.

Productividad

Otra de las ventajas más destacadas que tiene la implementación de un proyecto RPA es el aumento de la productividad. Los softbots liberan a la plantilla de la realización de tareas repetitivas y manuales, por lo que pueden emplear su jornada a la ejecución de actividades más complejas, que requieren de intervención humana y generan más valor a la empresa.

Por tanto, la automatización de procesos tiene un impacto directo en el ahorro de horas para la consecución de un proyecto concreto. Los siguientes cálculos te ayudarán a medir la productividad de tu organización:

  • Elige un periodo de tiempo determinado y, antes de la automatización, mide el volumen de trabajo realizado y el número de nuevos proyectos que la plantilla puede iniciar.
  • Tras la implementación de la tecnología RPA, calcula la cantidad de proyectos nuevos que se han llevado a cabo.

El aumento de la productividad genera una mayor capacidad de producción, algo que permite generar más ventas y/o servicios.

inversión en medios

Antes de desplegar el paquete de softbots es necesario elaborar un inventario de los medios que se necesitan para realizar un proceso. Para ello, haz un cómputo de los costes de equipos, licencia, mantenimiento y desarrollo, así como de los recursos dedicados a capacitar a la plantilla para usar estas herramientas.

Una plataforma RPA acarrea los mismos tipos de coste, pero como funciona de modo centralizado no son necesarios los equipos individuales, por lo que estos gastos serán más reducidos.

Una vez establecidas estas métricas podrás valorar el progreso del proyecto y la consecución o no de los objetivos propuestos. Estas mediciones pueden contribuir también a una evaluación general del retorno de la inversión (ROI), un aspecto que es fundamental para cualquier negocio, ya que le ayuda a optimizar sus soluciones tecnológicas, aprender de los errores, ajustar los parámetros para tomar mejores decisiones.

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No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo, si tienes interés en implantar o mejorar el proyecto RPA en tu empresa.

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