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Process Mining y RPA

Process Mining y RPA

La transformación digital ha traído nuevos términos con los que poco a poco estamos familiarizándonos: IoT, blockchain, BI, RPA, Process Mining… En este nuevo panorama cada vez más digital, se hace necesario poder contar con soluciones y herramientas que, combinadas, permitan aumentar la productividad y mejorar la eficiencia de los procesos.

Hablamos, entre otras del Process Mining y la Automatización de Procesos. Pero ¿qué es cada una y cómo se benefician mutuamente? Empecemos por explicar ambas tecnologías por separado.

Minería de Procesos o Process Mining: qué es, para qué sirve y cómo me beneficia

La Minería de Procesos, también conocida como Process Mining, es una técnica utilizada para analizar y mejorar procesos mediante la recopilación y extracción de datos que se van anotando en registros de eventos.

Actualmente, los sistemas que participan en los distintos procesos de la empresa van generando una serie de información con la que, una vez tratada, se genera lo que se conoce como “inteligencia de negocio”. Como su propio nombre indica, la naturaleza de esta tecnología es ir “cavando”, “minando” dentro de los flujos de trabajo, extrayendo los datos relevantes para hacer que ese proceso sea “ideal”.

Antes de su evolución, el Process Mining era una técnica que se realizaba a mano, a través de entrevistas y workshops, anotando cada dato relevante en hojas de cálculos, para luego analizarlos. Hoy en día, las herramientas de minerías de procesos pueden realizar todo este trabajo simplemente sacando la información de los sistemas y programas, en base a un algoritmo predeterminado.

Hay tres tipos de análisis que se pueden realizar con el Process Mining:

  1. Discovery o descubrimiento: identificación de procesos y creación de “modelos”.
  2. Conformance o conformidad: comparación de los datos obtenidos durante el registro de eventos con los modelos establecidos en el anterior análisis.
  3. Enhancement o mejora: en base a datos reales, se busca la mejora de los procesos.

En definitiva, la Minería de Procesos utiliza datos existentes para hacer que los procesos sean más productivos y eficientes. ¿Vas viendo ya la relación con RPA? A continuación, te desgranamos los entresijos de la automatización.

Process MiningAutomatización de Procesos o RPA: qué es y por qué utilizarla en mi negocio

La automatización de procesos o RPA, es una tecnología basada en robots de software que imitan el trabajo de un empleado en determinadas acciones. Estos softbots son capaces de realizar tareas repetitivas y basadas en reglas tal y como lo haría un humano, lo que agiliza los flujos de trabajo. 

“El 78% de las personas que automatizan dicen que Process Mining es clave para viabilizar sus iniciativas de RPA”

Piensa en una actividad que sus trabajadores tengan que hacer a diario o con una periodicidad marcada, y que les “quite” mucho tiempo de su jornada. Ahí es el lugar en el que entra en juego RPA.

Así, gracias a la automatización, se libera a los empleados a que realicen otras tareas más productivas o en las que realmente se requiera, como, por ejemplo, los servicios de atención al cliente.

Si has prestado atención ya habrás identificado los puntos de unión del Process Mining y RPA: la minería de procesos se encarga de identificar aquellos procesos que, por su naturaleza, pueden ser optimizados y automatizados para traer mayores beneficios al negocio y RPA se encarga de realizarlo.

Por eso, este tándem tecnológico se ha convertido en uno de los preferidos del departamento de IT, ya que se complementan a la perfección. Entre los beneficios de conjugar el Process Mining y RPA encontramos:

  • Análisis completo y preciso de los procesos, basados en datos reales generados por el propio proceso.
  • Examinación completa y a gran escala de los flujos de trabajo de la empresa.
  • Análisis en cualquier sector y área funcional del negocio: call centers, pago a proveedores, análisis de cuentas bancarias, procesos de compras, etc.
  • Localización y eliminación de “cuellos de botella”.

Por eso, el uso del Process Mining se ha convertido en un paso indispensable previo a la implantación de un proyecto RPA, llegando al dato de que un “78% de las personas que automatizan dicen que la minería de procesos es clave para viabilizar las iniciativas de RPA” (dato extraído de la web de UiPath. Fuente: Process Mining Sector Scan, enero de 2020, estudio independiente de terceros.

Podemos afirmar, sin equivocarnos, que la integración del Process Mining y RPA ha venido a transformar la forma de entender los procesos y, por tanto, las organizaciones. Tal y como dijo el físico y matemático británico William Thomson Kelvin: “[…] Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”. A lo que añadimos, que no se puede mejorar, ni automatizar.

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