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RPA para Recursos Humanos: caso de uso en el proceso de contratación

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La Automatización de Procesos es una tecnología basada en bots de software que imitan las acciones de un empleado durante la ejecución de ciertas tareas. Esta solución tecnológica puede implementarse en cualquier departamento, como es el caso de la herramienta RPA para Recursos Humanos.

Es una tecnología que está pensada para optimizar los flujos de trabajo y liberar al trabajador para que realice otras tareas de mayor valor para el negocio y estas nuevas tecnologías ayudan especialmente a ciertas áreas, como RRHH.

La robotización de procesos es un paso más dentro de la relación de convivencia entre humanos y robots. Esta evolución digital siempre ha tenido muchos detractores, sobre todo aquellos que piensan que eliminan puestos de trabajo. Sin embargo, el nuevo paradigma que se abre es bien distinto: las empresas buscan que los empleados dediquen su tiempo a sacar el máximo provecho a su talento y dejen a los robots de software hacer el trabajo repetitivo y tedioso que, aunque es necesario, no aporta valor.

La Robotic Process Automation entra a formar parte de la estrategia del negocio, transformando la forma de trabajar y permitiendo evolucionar hacia nuevos horizontes digitales. Pero ¿qué procesos se pueden robotizar con RPA?

RPA para recursos humanos

» Procesos manuales y repetitivos: aquellas tareas que los empleados deben hacer varias veces al día y de forma manual. Por ejemplo, revisar datos de las cuentas bancarias a través de la web o actualizar la información de clientes en sus fichas.

» Procesos basados en reglas específicas: es decir, con instrucciones de procesamiento claras, de manera que se conozca la forma de funcionamiento de estos. Por ejemplo, de donde entran los datos y hacia donde salen, cual es el código de lectura, etc.

» Procesos con un método de procesamiento modificable: cuyas instrucciones puedan adaptarse a la automatización, sin perder información y compatibles con otros sistemas o programas ya establecidos en la organización.

» Procesos estándar, homogéneos y electrónicamente legibles: que usen formatos conocidos como Word, PDF, email, etc.

» Procesos estables y maduros: que tengan un recorrido dentro de la empresa, de manera que pueda saberse si realmente son susceptibles de ser automatizados. Cuando un proceso es maduro, se conoce la tasa de errores, así como el método de funcionamiento. Estos datos son necesarios para saber el ahorro que supondría implementar RPA en ese flujo de trabajo.

Nahitek Digital, consultora tecnológica, se encarga de todo el trabajo de identificación del proceso más adecuado para robotizar en su empresa, realizando un análisis del funcionamiento del departamento, así como un inventario de las tareas.

Caso de uso de RPA para Recursos Humanos: automatización del proceso de contratación

La colaboración entre robots de software y humanos es el presente y futuro de las compañías. De hecho, se estima que aquellos negocios que han decidido incorporar RPA  han visto como han mejorado los índices de satisfacción del empleado, así como han disminuido los costes y tiempo de ejecución de ciertos procesos.

Esto es gracias a que la tecnología RPA no sustituye a un trabajador, sino que le ayuda en la realización de ciertas actividades, haciendo que pueda dedicar su tiempo a otras tareas de mayor valor. Por ejemplo, con la implementación de la automatización de procesos un empleado ya no tiene que estar tres horas al día revisando datos de las cuentas bancarias (comprobando los ingresos, gastos, amortizaciones, etc), sino que puede dedicar tan solo una hora a revisar estos informes y chequearlos y las otras restantes a la realización de un plan económico para abrir la empresa en nuevos mercados.

Así, se mejoran ciertas actividades estratégicas, como la investigación, análisis y visión de resultados, dejando las más tediosas y repetitivas al software RPA. Esto puede verse en el departamento de Recursos Humanos, ya que, debido al gran volumen de datos y de diferente naturaleza con el que trabaja a diario, es una de las áreas de la empresa a las que más beneficios reporta la automatización.

A continuación, veremos cómo puede robotizarse el proceso de contratación, para que los reclutadores de personal puedan dedicar más tiempo a la realización de entrevistas personales a los candidatos seleccionados.

rpa para recursos humanosLa primera fase consiste en la publicación de la oferta de empleo en la plataforma correspondiente. Ahí, insertaremos un enlace hacia un portal en el que las personas interesadas en la oferta pueden inscribirse con sus datos personales y en el que podrán rellenar una ficha.

En caso de tener un currículo actualizado en un formato estándar, como puede ser en pdf o word, los candidatos podrán subirlo, de manera que el robot de software lo lea y pueda terminar de completar los datos en blanco en las casillas correspondientes.

Contar con la máxima información de cada persona es esencial para que el bot de RPA pueda interpretar cuál es el mejor candidato para pasar a la siguiente fase. Además, si se tienen varios procesos de selección en una misma empresa, se podrán realizar los filtrados correspondientes.

Una vez el candidato ha realizado estos pasos, el soft bot automatizado comienza a realizar su trabajo. Para ello, cada día hace login en la aplicación y selecciona aquellos perfiles que más se ajusten al puesto publicado en al oferta (mediante reglas previamente establecidas es capaz de detectarlos).

Tras esta primera criba, se envía a los candidatos un email previamente programado, tanto para decirles que han pasado a la siguiente fase, como para descartarlos.

herramienta rpa para rrhhEl paso siguiente suele ser una primera llamada telefónica, en la que podrán verificar algunos datos dados por los candidatos, así como ver su fluidez en algunos aspectos que puedan resultar interesantes (por ejemplo, en ventas es esencial contar con personal que tenga facilidad de palabra).

Para esta fase, el robot de RPA para Recursos Humanos mandará al ordenador correspondiente una breve ficha de cada candidato, con información esencial, de manera que pueda tener todo a mano en la realización de la llamada. Así, se acorta el tiempo de ejecución de esta tarea, además de realizarse de forma más óptima, ya que el reclutador puede ir haciendo anotaciones conforme se realiza la conversación.

Si la persona es seleccionada, se le asignará una fecha y hora para la realización de la entrevista personal, en la que el encargado tendrá a mano toda la información necesaria para poder sacar el máximo partido de esta.

La tecnología RPA para Recursos Humanos permite que los tiempos en la realización de este proceso se acorten, se maximicen las herramientas disponibles y los reclutadores dediquen su esfuerzo a la fase más importante y de mayor valor del proceso: el trato personal con los candidatos.

Si quiere conocer de cerca todas las ventajas de RPA para su empresa, no dude en contactar con nosotros.

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