RPA, una tecnología clave para las empresas | RPA Nahitek Digital

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RPA, ¿por qué es importante esta tecnología para las empresas?

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RPA o Automatización Robótica de Procesos es una de las tecnologías que más auge están teniendo en empresas de cualquier sector, dados los beneficios que aporta en cuanto a ahorro, productividad, precisión, escalabilidad y analítica avanzada.

Nuestro RPA Solution Manager de Nahitek Digital, Javier Rodríguez, nos señala que la implantación de una solución de automatización es un paso más a la transformación digital de las empresas ya que “los modos en que esta tecnología puede aportar valor son múltiples y variados, desde el ahorro de horas de trabajo o FTEs en tareas manuales y repetitivas, hasta otro tipo de mejoras como reducción de errores, mejoras de tiempo de respuesta, reducción de curvas de aprendizaje, auditorías de procesos y una larga lista de mejoras derivadas de la automatización”.

La incorporación de la automatización robótica de procesos o RPA (Robotic Process Automation) influye tanto en el progreso de la organización como en el de los profesionales que trabajan en ella, un factor que no pasa desapercibido para los directivos que están siendo conscientes de la importancia que tiene la implantación de este tipo de software en el día a día de su entidad.

Cuando se estudia la posibilidad de implantar RPA en una empresa, hay que tener en cuenta una serie de premisas. En primer lugar, es un proceso que nunca debe realizarse de manera aislada, sino que antes se debe valorar los objetivos de las áreas que interesa potenciar y analizar la idoneidad de adoptar esta tecnología.

En el siguiente paso, hay que comprobar las características de la empresa para adecuar el RPA a la estrategia de su transformación digital con el objetivo de optimizar sus resultados. Aprovechar el potencial de esta herramienta se traduce en un ahorro de costes y un aumento de los beneficios, por tanto, otorga una ventaja competitiva a la empresa.

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¿Qué supone la implantación de RPA para una empresa?

Los robots software, más comúnmente conocidos como tecnología RPA, son programas informáticos que trabajan en una computadora y tienen la capacidad de interactuar con el sistema en un nivel o capa similar al que utilizaría un humano. Se refiere a lo que la mayoría conoce como agentes: dispositivos individuales que ejecutan la solución de automatización. Un robot se puede instalar en un servidor físico, un PC o una máquina virtual.

Generalmente, los robots software se configuran para actuar sobre la capa de interfaz gráfica, aunque debido a su naturaleza software también permiten actuar en otros niveles (consola de sistema, servicios web, etc.).

La tecnología RPA ofrece un gran potencial para las empresas, destacando las siguientes capacidades:

  • Interactúa con interfaces gráficas del sistema, aplicaciones o incluso máquinas virtuales.
  • Extrae o inserta datos estructurados en excel, formularios o bases de datos, entre otros.
  • Accede a aplicaciones, bien a través de la interfaz gráfica o de servicios web.
  • Procesa muy rápido la información.
  • Establece flujos lógicos en función de los datos.

¿Qué RPA introducir en su empresa?

Una de las dudas más comunes que surge en las empresas es saber por qué procesos empezar a introducir RPA. La respuesta no es fácil  y, como hemos adelantado, requiere un análisis sobre los distintos procesos del negocio.

Lo indicado sería dar respuesta a preguntas como: “¿con qué frecuencia se repite una tarea?”; “¿Qué reglas sigue?”; “¿Cuánto tiempo se invierte en hacerlo de manera manual?”; o “¿Qué errores se registran en el proceso?'”.

Con las respuestas en mano, es posible extraer qué procesos son más necesarios y cuáles menos prioritarios a automatizar. En líneas generales, aplicaremos robots software en los escenarios que cumplan las siguientes características:

  • El proceso puede definirse con reglas claras y no depende de decisión ni intervención humana.
  • El robot debe iniciarse con un trigger digital; por ejemplo, al hacer clic en determinado botón.
  • La lógica del robot está basada en datos puramente digitalizados.
  • El volumen de carga de trabajo es alto y las acciones a realizar son repetitivas.

RPA para administración pública

Casos de uso de RPA en las empresas

En cuanto los casos de uso de los que se benefician las empresas y organizaciones actualmente, estos son los principales:

  • Integración de aplicaciones o sistemas “Legacy” (heredados).
  • Extracción de datos desde páginas web.
  • Extracción y registro de datos usando OCR.
  • Movimiento de facturas, nóminas y otros documentos.
  • Alta de distribuidores, empleados y clientes.
  • Actualización de datos en CRM o ERP, entre otros.

Algunos ejemplos de cómo aplicar RPA en la empresa serían los siguientes:

  • Proceso de selección de candidatos: en este caso, el robot se encarga de abrir los distintos currículums en formato PDF y compararlos con la descripción del puesto de trabajo. En función de las coincidencias que existan, otorga una puntuación u otra al candidato.
  • Archivado de facturas: existe un RPA capaz de meterse en la carpeta de las facturas, leerlas, almacenarlas, hacer login en un sistema SAP y archivarlas enviando además un email a la persona responsable del área.

Aunque se trata de una tecnología muy llamativa y eficaz, no es la solución adecuada para todos los procesos de la empresa. En este sentido, en aquellos procesos en los que se requiera intervención humana para la realización de tareas, toma de decisiones, generación de datos y orquestación de personas, datos y sistemas, usaremos BPM (Business Process Management).

Por eso, es muy importante confiar esta implantación en una consultora tecnológica especializada en RPA para que el asesoramiento sea el adecuado. Se trata de una tecnología que se está implementando de una manera muy rápida en las empresas, dadas las ventajas que aporta.

En Nahitek Digital, Gold Partner de UiPath, estamos especializados en servicios tecnológicos enfocados a optimizar las compañías. Si necesita ampliar información sobre la automatización de procesos para su empresa, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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