RPA y BPM: automatización de procesos eficiente | RPA Amatech Group

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“BPM y RPA son diferentes pero buscan los mismo: eficiencia en la automatización de procesos aplicando el ciclo de mejora continua”

RPA es una tecnología para automatizar tareas, mientras que BPM es una metodología

Hay tres términos que han sido muy utilizados en los últimos años: estrategia, transformación y eficiencia. “La estrategia define y marca la posición de la empresa en un ambiente sectorial. La transformación nos obliga a cambiar las formas, hábitos y herramientas de trabajo. La eficiencia nos permite ser mejores, más rápidos y tomar mejores soluciones.

Nos centraremos en el tercer concepto: la eficiencia, porque es el término que mejor se adapta a la metodología BPM y herramienta RPA. Cada una tiene su propia naturaleza, pero pueden ser complementarias”. Así comenzaba nuestro webinar de RPA&BPM, moderado por Paco Benítez y en el que contamos con dos de nuestros expertos para explicar todo sobre RPA y BPM.

La principal diferencia entre estas dos soluciones, es que BPM es una metodología que permite combinar pasos y etapas para poder automatizar los procesos, mientras que RPA es una tecnología enfocada a tareas concretas”, explicó Benítez.

“Básicamente, lo que hace BPM es bajar la estrategia de la compañía a las operaciones, con la finalidad de hacerlas más eficaces y eficientes”, continuó Oriol Jofra, Senior BPM Architect.

BPM ha revolucionado la forma de entender la automatización de procesos, “antes, el despliegue de cualquier aplicación siempre pasaba por un desarrollador, que generaba un código sobre el que era complicado hacer cambios. Ahora, gracias al BPM, hay un experto de negocio que es capaz de definir el proceso de negocio que quiere modelar y cómo va a funcionar, además de reducir tiempos de traspaso a producción y posibles errores que se puedan cometer”.

Oriol Jofra y Javier Rodríguez, RPA Solution Manager, y otro de los ponentes, hicieron hincapié durante todo el webinar que el centro, tanto de BPM y RPA, es la mejora continua: “Diseñamos ese proceso de negocio y, a continuación, durante la ejecución, monitorizamos, es decir, definimos ciertos parámetros, como quien hace las tareas o cuanto tarda en realizarlas. Es entonces cuando volvemos al diseño y podemos optimizarlo aún más, creando una nueva versión mejorada. En esto consiste el ciclo de mejora continua”.

“Nuestros bots de RPA tienen una inteligencia limitada. Esto provoca que, cuando se enfrentan a algo que no pueden o no saben gestionar, hace saltar la voz de alarma y nos lo reportan, para que podamos tener en cuenta estas excepciones y hacer softbots cada vez más autónomos”, apuntó Javier Rodríguez, en referencia a cómo funciona el ciclo de mejora continua en RPA.

RPA y BPM: diferentes pero complementarias

Para poder entender mejor los puntos de conexión de estas dos soluciones, tanto Oriol como Javier desgranaron ambos conceptos, acercando a los asistentes las funcionalidades y ventajas de cada uno.

BPM es una metodología de gestión empresarial, no es un software. Habitualmente, la necesidad de implantar un proyecto de estas características suele venir de la Dirección de la compañía: quiero ser capaz de atender a más clientes, con menos recursos y de manera más eficaz”, comenzó explicando Oriol Jofra.

“Además, con BPM se intenta automatizar un flujo de trabajo de procesos: hay tareas humanas, decisiones y datos que analizan personas, de ahí que tenga un interfaz humano”.

A esto se suma que, debido al ciclo de mejora continua del que hablábamos al principio, el ROI no es inmediato, ya que requiere de una o más interacciones para poder evaluar realmente ese retorno. “Un proyecto BPM lleva normalmente, de uno a tres meses de trabajo para ser implementado”, apuntó Jofra.

Por el contrario, la tecnología RPA está enfocada más a tareas que a procesos en sí. “Lo que hacemos es seleccionar una actividad concreta y la desgranamos (por ejemplo, donde tiene que hacer clic el robot). Aquí, lo importante es analizar al detalle y ver si RPA es la mejor manera de automatizar, es decir, si compensa. Para eso, tenemos una línea de trabajo de consultoría especializada en la que somos capaces de medir todo”, contó Javier Rodríguez.

“Son proyectos más ágiles, ya que identificamos a detalle la tarea que queremos automatizar. Por ejemplo, tenemos como clientes algunas Mutuas de Accidentes de Trabajo que, cuando llegó el Covid, se vieron desbordadas. Gracias a los paquetes de robots RPA que ya tenían implantados con anterioridad, pudimos ampliarlos en 4-5 días, suponiendo para ellos un ahorro de costes enorme”, apuntó nuestro RPA Solution Manager.

Normalmente, son los responsables técnicos de los departamentos de la empresa los que demandan soluciones como RPA.

Así, aunque tengan sus diferencias, ambas buscan lo mismo: hacer más eficiente la automatización de procesos con la aplicación de una metodología de mejora continua.

Son dos soluciones que se complementan y que, además, se pueden integrar en diferentes fases. “Puedes empezar robotizando una tarea con RPA y aplicar luego BPM o viceversa”, puntualizó Javier Rodríguez.

Caso de uso de RPA y BPM: alta de personal en área de RRHH

Durante el webinar, nuestros expertos ejemplificaron todas sus explicaciones con un caso de uso concreto: el alta de personal en el área de Recursos Humanos. En él, se pudo ver cómo BPM actúa como la capa de gestión, en la que se define el flujo de actuación y luego, de ahí, salen una serie de actividades concretas que tendrán que hacer las aplicaciones para que el usuario no las tenga que hacer.

Ejemplo de caso de uso de RPA y BPM en un proceso de alta de RRHHAquí es cuando puede entrar o no RPA, ya que permite la integración del BPM con aplicaciones externas, como la página de la Seguridad Social, en la que hay que entrar con certificado (el robot puede hacerlo, ya que simula la actuación de una persona).

“Una cosa que vale la pena recalcar es que, en este sentido, RPA tiene un hándicap a la hora de la venta: nosotros no vendemos una aplicación concreta, lo que vendemos es una metodología de trabajo en la que adaptamos la tecnología al caso concreto del cliente. Este mismo caso de RRHH que tenemos implantado en distintos clientes, puede que en otro no tenga sentido, ya que las reglas de negocio o casos de uso sean diferentes”, puntualizó Javier Rodríguez.

Una vez finalizadas las presentaciones de los expertos, Paco Benítez dio paso al turno de preguntas, en el que los asistentes pudieron lanzar sus dudas sobre RPA y BPM. A continuación, te dejamos algunas de las cuestiones que se respondieron durante el evento online:

Pregunta: ¿Es mejor utilizar BPM troceando procesos pequeñas partes, con puntos intermedios de control, o analizar y automatizar todo un proceso, aunque este sea grande? 

Respuesta de Oriol Jofra: “Es la eterna pregunta. Los procesos de BPM fracasan cuando no hay un objetivo, cuando se intenta abarcar más de lo que se tiene. Para evitar esto, tenemos un indicador con el que somos capaces de medir antes de empezar el proyecto. Lo que solemos hacer es poner puntos de automatización, es decir, hacerlo por partes”.

Pregunta: Tenemos tareas que son muy repetitivas y lleva mucho tiempo ejecutarlas, como, por ejemplo, los accesos a datos públicos o privados ubicados en webs de terceros. ¿Se puede utilizar un robot de RPA para este tipo de ejecuciones, y hasta dónde llega?

Respuesta de Javier Rodríguez: “Este es el caso estándar de RPA, muchos clientes quieren empezar la automatización por este tipo de procesos. Aquí lo importante es analizar el caso concreto, ya que lo último que recomendamos es “robotizar por robotizar”, eso nos haría un mal integrador. Lo que hay que hacer es valorar aquellas tareas que merecen la pena robotizar y cuáles no.

A nosotros, realmente, nos da igual que sea una aplicación interna o externa, RPA está diseñada para ambas casuísticas, la dificultad es la misma”.

Pregunta: ¿Qué habría que tener en cuenta a la hora de elegir la tecnología en la que queremos implantar, si BPM o RPA?

Respuesta de Oriol Jofra: “Al final, depende de si estamos hablando de un proceso que involucra a personas o a sistemas, de si son tareas manuales o hay interfaces de aplicaciones, etc. Pero, tal y como hemos venido hablando durante este webinar, son complementarias.

Respuesta de Javier Rodríguez: “Lo más importante es que el partner que elijáis sepa y pueda implementar los dos, ya que en cualquier momento puedes tener ambas necesidades. De hecho, puedes empezar por un RPA y acabar incorporando una capa de BPM para que sea más ágil, por ejemplo”.

Si quieres saber más, visita la página del evento y descarga el vídeo completo. ¡Empieza ya la automatización de tu negocio!

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