Tecnología RPA y su impacto en las organizaciones | Nahitek Digital

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“La tecnología RPA viene a apoyar a los equipos de trabajo”

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El equipo humano está detrás de todos estos procesos y nosotros los valoramos como pieza clave, ya que la tecnología RPA viene a apoyar a los equipos de trabajo. Esta ha sido una de las conclusiones que se ha puesto de manifiesto en el evento online “Procesos más ágiles y eficaces. ¿Mito? No, RPA” organizado por Amatech Group ha despertado un gran interés en profesionales de diferentes sectores, que han podido conocer de primera mano, todos los entresijos de la tecnología RPA de la mano de diferentes expertos, así como un caso de uso real en Mutua Universal.

Daniel Alguacil, responsable Comunicación IT-Latino e IT Media de España y LATAM, ha sido el encargado de presentar y moderar durante una hora y media a Carolina Rondón y Daniel Martín, ambos profesionales expertos de RPA de Nahitek Digital, a Esther Felix, directora de Digitalización y Oficina de Proyectos TI en Mutua Universal y a los asistentes, que han copado el final del encuentro con numerosas e interesantes preguntas.

Robotic Process Automation, o RPA, es una solución tecnológica basada en robots de software que realizan el trabajo más tedioso de las organizaciones: aquellas tareas que, por su naturaleza, requieren demasiado tiempo de ejecución. Esto permite liberar al empleado para que pueda realizar actividades de mayor valor y centrarse en otros aspectos en los que se requiera”, comenzó explicando Daniel Martín, RPA Senior Consultant.

proyecto automatizacion de procesos con exitoCada vez está más extendido el conocimiento sobre la automatización de procesos, pero aún existen algunas lagunas sobre su alcance. Para ejemplificar cómo se implementa un proyecto RPA en una organización, invitamos a Esther Felix de Giner, directora de Digitalización y Oficina de Proyectos TI en Mutua Universal.

“En Mutua tenemos un departamento de digitalización en el que testeamos tecnología para mejorar nuestros productos y servicios. Hacemos Pruebas de Concepto con perfiles transversales, de IT y de negocio. En 2018 nos decidimos por RPA para identificar escenarios de aplicación y qué nuevos roles se necesitaban en la organización para apoyar el proyecto”.

Para Esther Felix, es esencial “estar lo mejor preparado posible, ya que te da una ventaja ante situaciones como la que estamos viviendo actualmente”. Y es que Mutua Universal se enfrentó en 2020 a un escenario que pocos podían prever. “El gobierno tuvo que hacer frente a toda la situación compleja que se creó a nivel pymes y autónomos, cambiado la normativa de forma constante, y esto nos afectó también a nosotros. RPA supuso una pieza clave, ya que, por su flexibilidad y escalabilidad, en menos de tres semanas conseguimos desplegar softbots que ayudaron en todo el esfuerzo humano para  llegar a los casi 100.000 expedientes que hemos tramitado”.

La automatización de procesos se presenta como una tecnología capaz de hacer frente a cambios disruptivos de forma flexible y rápida, así como fácilmente adaptable a sistemas y aplicaciones ya implantados en el negocio. “Nuestro core es, básicamente, SAP, aunque también trabajamos con Microsoft 365. Integrar RPA en la organización no nos ha supuesto ningún problema a nivel de compatibilidades, ya que se ha adaptado perfectamente a lo que teníamos”, apuntó Esther Felix.

Otro aspecto que destacó es la importancia de contar con un partner de confianza para todo este viaje. “Nosotros no somos expertos en automatización, por lo que ha sido crítico poder contar con una consultora especializada como Nahitek Digital, además de todo nuestro equipo humano, que ha estado involucrado desde el principio en este proceso. Los valoramos como pieza clave, ya que esta tecnología viene a apoyar a los equipos de trabajo”.

En este sentido, como directora de Digitalización, se ha propuesto como meta “acabar toda la parte de robotización de procesos durante 2021, pudiendo seguir con el siguiente paso: ver el funcionamiento y perfilar el funcionamiento de los soft-bots, ya que es una herramienta viva”.

tecnologia RPA procesos mas agiles y eficacesSiguiendo este hilo, Carolina Rondón, Consultora Analista RPA en Nahitek Digital, contó durante su presentación, todas las fases por las que pasa un proyecto de automatización, así como la metodología, con workshops, análisis económico y estratégico, etc. Rondón, hizo hincapié en la importancia de la Gestión del Cambio:

“Está presente en cada fase de la robotización, en la que se va controlando cada paso con entregables al cliente y documentación. Esto persigue, en primer lugar, minimizar la resistencia al cambio en la organización; en segundo, gestionar la introducción de RPA en la organización, y, por último, redefinir los flujos de proceso y trabajo”.

De hecho, nuestra consultora analista, hizo un repaso a los beneficios directos de implantar RPA en una organización. “Una vez las tareas están automatizadas, se minimizan los errores considerablemente. A continuación, aumenta la productividad, sobre todo al disminuir el tiempo de ejecución; mejora las curvas de aprendizaje, ya que no se requiere formación de perfiles para determinadas tareas; se asegura el cumplimiento normativo, una vez que esas actividades están estandarizadas, es muy fácil cumplir con el marco legal, y se facilita la auditoría de procesos, con información real sobre el funcionamiento del proceso, permitiendo al responsable del negocio tomar decisiones.

La tecnología RPA reduce la consecución de errores en un 98%

Entre los casos de uso reales que ha presentado Carolina Rondón, se encuentran dos basados en el sector Público: el de la gestión de solicitudes por parte de los ciudadanos, y el de los cambios de información sensible.

“Los call centers de algunas administraciones públicas, se ven desbordados por actividades que deben realizar de forma sistemática. Un ejemplo es el de la descarga de información de formularios de ciudadanos, en el que el empleado tiene que abrir numerosas ventanas para corroborar o comprobar una información. Con RPA se descargan los datos de forma automática de los formularios, dirigiéndose a las aplicaciones correspondientes, todo con el más estricto cumplimiento normativo”, explicó Rondón.

Como colofón al encuentro, los asistentes realizaron una serie de preguntas basadas en las distintas exposiciones que se habían llevado a cabo. Algunas de ellas fueron:

Pregunta): ¿RPA sustituye el trabajo humano?

(Respuesta de Daniel Martín): RPA sustituye la realización por parte del empleado de algunos procesos, pero genera otro tipo de negocios y perfiles. Hay que considerar el softbot como un back-up, ya que no viene a sustituir a ninguna persona, sino a esa bolsa de tareas que no aportan nada. Actualmente, nos encontramos en un momento de revolución tecnológica, por lo que vamos a tener que adaptarnos a convivir con robots.

(Pregunta): ¿Los robots los dejáis instalados en equipos del cliente o están en servidores de Nahitek o de UiPath (tecnología con la que trabaja Nahitek Digital)?

(Respuesta de Carolina Rondón): Existen tres opciones con las que trabajamos. La primera es on premise, es decir, en los servidores del cliente, que debe contar con una infraestructura previa; la segunda, en SaaS (Software as a Service/Software como Servicio), se implementa el paquete de robots en las instalaciones de Nahitek Digital, y la tercera, que es la misma que la anterior, pero con UiPath, es decir, en los servidores de esta herramienta.

(Pregunta): Definir los procesos y priorizarlos es algo más de negocio que una cuestión tecnológica, ¿no?

(Respuesta de Daniel Martín): Lo primero para nosotros es llevar a cabo una serie de actividades y talleres que ayudan al personal de negocio a que aterricen RPA en su empresa. Suelen ser ellos los que suelen identificar esos primeros procesos, pero luego esa información se cruza con nuestros criterios: análisis del ROI, normativa, etc. A raíz de esto, se hace una matriz de priorización y se expone al cliente, que es realmente el que decide por donde se va a comenzar la robotización.

El webinar finalizó con estas cuestiones, dejando claro a los presentes, gracias a las distintas participaciones, que RPA es una tecnología clave para afrontar cualquier situación futura y que se está convirtiendo en una pieza fundamental de empresas de diferentes sectores que quieren ver crecer su negocio.

A continuación te dejamos un extracto del webinar. Si deseas ver la grabación completa, entra aquí y recibirás en tu email el vídeo.

 

Si desea recibir más información sobre la Automatización de Procesos, no dudes en contactar con nosotros, un técnico experto le atenderá.

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